Een interne- of externe vertrouwenspersoon inhuren?

Binnen een organisatie hebben vertrouwenspersonen een belangrijke rol. Hun functie is om een luisterend oor te bieden aan medewerkers die worden geconfronteerd met integriteitsschendingen, of het slachtoffer zijn van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon helpt ongewenst gedrag te de-escaleren, zodat problemen niet buiten proporties groeien. Op deze manier draagt de vertrouwenspersoon bij aan een veilig werkklimaat voor iedereen. In dit vak wordt er onderscheid gemaakt tussen interne- en externe vertrouwenspersonen. Wij wegen de voor- en nadelen af voor werkgevers, zodat u de juiste beslissing kan nemen mocht u een vertrouwenspersoon overwegen.

Interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker die al werkzaam is binnen de organisatie. In dat geval is deze medewerker een vertrouwenspersoon naast zijn/haar eigen functie. Deze persoon wordt opgeleid en behaalt certificaten om de rol van vertrouwenspersoon op zich te nemen. Het is de bedoeling dat de vertrouwenspersoon autonoom is en indien nodig rechtstreeks rapporteert aan de directie. Als u ervoor kiest een interne een medewerker aan te stellen, houdt dan rekening met het volgende scenario:

Officemanager Sophie en accountmanager Merlijn hebben een conflict met elkaar. Merlijn wil er graag over spreken met een vertrouwenspersoon, maar nu blijkt dat Sophie deze interne vertrouwenspersoon is. Merlijn heeft hierdoor behoefte aan een gesprek met een externe vertrouwenspersoon.

Vooral kleinere bedrijven met minder werknemers zullen eerder tegen dit probleem aanlopen. Hoe kleiner het bedrijf, hoe lastiger het wordt met de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon. In dit geval kunt u ervoor kiezen om eenmalig een extern vertrouwenspersoon in te huren.

Voor- en nadelen interne vertrouwenspersoon

Feit is dat een interne vertrouwenspersoon de bedrijfscultuur goed kent, waardoor hij/zij eerder problemen kan signaleren en makkelijk te vinden is bij collega’s. Zij nemen deze persoon makkelijker in vertrouwen, waardoor de drempel lager kan liggen om contact te leggen. Dit heeft echter een keerzijde. Omdat de vertrouwenspersoon een bekende is van de medewerker, kan het juist lastiger zijn om met hem/haar vertrouwelijke informatie te bespreken. Daarnaast kan het moeilijk zijn voor de interne vertrouwenspersoon om objectief naar de situatie te kijken.

Er kan een belangenverstrengeling ontstaan tussen de rol van de vertrouwenspersoon en zijn/haar andere functie. Verwaarlozing van één of beide functies kan hier het resultaat van zijn. Daarnaast kost het tijd en geld om een medewerker bij te scholen tot vertrouwenspersoon. Dan is er ook nog een kans dat de interne vertrouwenspersoon zijn/haar baan opzegt, met als gevolg dat de organisatie weer tijd en geld moet investeren in een nieuwe medewerker.

Voor- en nadelen externe vertrouwenspersonen

Organisaties kunnen ook een externe vertrouwenspersoon inzetten. Deze persoon werkt buiten de organisatie en vervult enkel de rol van een vertrouwenspersoon. Hij/zij is aangesloten bij een organisatie die zich hierin specialiseert. Uw medewerkers kunnen een beroep doen op de vertrouwenspersoon wanneer dat nodig is. Omdat een externe vertrouwenspersoon geen directe functie heeft binnen het bedrijf is deze persoon onafhankelijk en kan daardoor makkelijker een objectieve houding aannemen. Daarnaast hoeft de werkgever niet te investeren in kosten voor de bijscholing. Ook bent u zeker van professionele hulp en meest actuele kennis.

Combinatie van zowel interne- als externe vertrouwenspersonen

Bedrijven kiezen er ook steeds vaker voor om zowel een interne- als externe vertrouwenspersoon aan te nemen. Deze combinatie geeft medewerkers de mogelijkheid om te kiezen met wie zij het gesprek aangaan.

Doen ze dat liever met een collega, of toch liever met een persoon van buitenaf? Zo voorkomt u als werkgever eventuele problemen voor de interne vertrouwenspersoon, zoals eerder benoemd. Als we alle opties afwegen, lijkt dit de beste optie voor vele bedrijven. Omdat medewerkers zelf de keuze kunnen maken om het gesprek aan te gaan met een interne- of externe vertrouwenspersoon, wordt de drempel om een gesprek aan te gaan wellicht lager. Daarnaast is bij afwezigheid van de interne vertrouwenspersoon dit verzuim gemakkelijk op te lossen door de externe vertrouwenspersoon. Ook kunnen de vertrouwenspersonen met elkaar samenwerken, sparren of overleggen indien nodig.

Stel uw medewerkers op de hoogte

Wanneer u de knoop heeft doorgehakt, is het tijd om uw werknemers op de hoogte te stellen. Volgens onderzoek van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid blijkt dat het bij medewerkers niet altijd duidelijk is dat bedrijven een vertrouwenspersoon in dienst hebben. U kunt niet vaak genoeg herhalen dat er een vertrouwenspersoon beschikbaar is mocht dat nodig zijn. Deel dan ook de contactgegevens van de vertrouwenspersoon en bespreek de rol van de vertrouwenspersoon met uw collega’s.

Neem contact op

Veel bedrijven hebben moeite met invulling geven aan deze nieuwe wetgeving, wanneer een vertrouwenspersoon verplicht wordt voor alle bedrijven. Om die reden hebben we een abonnement ontworpen voor mkb-bedrijven. Dit zorgt ervoor dat u voldoet aan de nieuwe wetgeving en dat u altijd een externe vertrouwenspersoon tot uw beschikking heeft. Meer weten? Wij helpen u graag.

Laat je gegevens achter

voor meer informatie.